一、申辦
申辦展會須向展館提供一下資料:
(一)申辦展會的基本信息與相關資料
(二)有效地工商稅務證照
(三)展會組織機構批文、組織策劃方案、以往同類展會資料
二、簽訂
(一)雙方達成合作意向。簽訂展會服務合同,并對附屬服務(現(xiàn)場服務外的所有服務)項目達成一致簽訂合同后,展館方將給予組委會以下資料:
1、展館各項收費標準
2、布展要求
3、展館各項規(guī)定及制度
要求組委會收到這些資料后將其告知此次展會所有參展單位
(二)簽訂合同后組委會須預付展會保證金
三、籌展
在正式開展前,我們將與您進一步辦理一下有效手續(xù),并請您配合提供相應反饋資料。
(一)銜接公安消防、城管和藥監(jiān)等相關職能部門報批資料及辦理。
(二)在展前3-5天,展館方與組委會共同開展前協(xié)調會,對接展會的所有工作并確定雙方人員聯(lián)系表,且組委會需提供展館以下資料:
1、組委會將展位圖紙?zhí)峁┙o展館方,展館方接到圖紙后于五個工作日內進行確認簽字。組委會應嚴格按展館方簽字認可的展位布展圖招展,未經展館方認可不得對圖紙進行任何改動。
2、會展效果跟蹤反饋
3、展位搭建圖、楣板資料及其它資料提供
凡租用空地進行特裝搭建的參展單位,須在規(guī)定日期前,將展臺的設計圖(包括平面圖、立面圖、效果圖、電路圖、用電量、展位材料防性文字說明)一式三份寄送展館組委會進行初審后,再報送展館進行審核,同意后方可進行制作實施
4、請在布展前五個工作日內確認供餐方案、開幕式方案等在展館內發(fā)生的各類生產方案。
5、布展、撤展期間的有關規(guī)定及作息時間安排、資料的提供。
(三)安全責任手續(xù)辦理:
1、按相關部門的規(guī)定,辦理公安、消防等有關手續(xù),并由組委會與展館簽訂《展會安全責任書》。
2、在布展前由組委會與每一家參展商簽訂《參(布)展安全責任書》。
四、布展
(一)進場手續(xù)
1、施工許可辦理展臺搭建商應繳納施工管理費、保證金等相關費用后,方可辦理手續(xù),領取證件。
2、組委會在布展前需提供五套全套樣票、證給展館。
(二)按現(xiàn)場要求施工
1、特裝
凡進行特裝搭建的參展單位,所使用材料必需符合國家公安部門的消防要求,施工過程必需嚴格遵守展館的現(xiàn)場管理規(guī)定,所搭建的展臺度不得超過限定值,并采取相應的安全防范措施。
2、標展
標展由展館方統(tǒng)一搭建,具體布展要求見館內《標準展位布展須知》
(三)組委會派專人到現(xiàn)場服務臺值班,處理現(xiàn)場事宜(包括布展、開展、撤展期間)。
(四)需加班布展的參展商,請于當日16:00前到展館服務臺辦理相應手續(xù)。
(五)布展人員必須遵守展會統(tǒng)一規(guī)定的布展時間,閉館后謝絕進入展館。
五、開展
組委會的現(xiàn)場值班人員工作職責:
(一)負責展場正常交易秩序維護。
(二)協(xié)調處理展會各種矛盾和問題。
(三)負責開、布展期間物品出館手續(xù)的辦理。
六、撤展
(一)確需提前撤展的,由組委會辦理驗放手續(xù),組委會必須到展位檢查后方可放行。
(二)展會結束后,由特殊裝修和標攤改特裝的搭建公司負責拆除展臺,并將由此產生的各類垃圾清運出展館。
(三)撤展期間不能損壞展館一切設施設備。